Ya se trate de un encuentro familiar para 50 personas o se organice un congreso para 500 asistentes, ofrecemos ideas y consejos para tener todo bajo control
¿Planificas una boda o la reunión de antiguos alumnos? ¿Organizas una jornada empresarial o un congreso nacional de varios días? La organización de un evento, ya sea grande, mediano o pequeño requiere de personas resolutivas, con espíritu creativo y muy organizadas así como de una serie de pautas que hay tener en cuenta y que en ningún momento se pueden pasar por alto.
Para facilitar el trabajo, exponemos de forma global cuatro fases a la hora de organizar un evento:
1. Planificación:
Es la etapa en la que se determinan las características básicas.
Dependiendo de la magnitud, puede ser con un año o dos de antelación. Aquí se tendrá en cuenta el presupuesto, necesidades y expectativas que queremos cubrir. Algunas pautas esenciales son definir el tipo de evento; el número de asistentes y su origen; visitar las instalaciones necesarias y concretar la duración de los actos; un primer contacto con proveedores; creación de una página web o un blog y definir cómo comunicaremos el evento (mailing, invitaciones, por teléfono, etc.). Si estuviéramos organizando un congreso, aquí definiríamos el programa del mismo, así como actividades para los acompañantes de los congresistas.
2. Organización: Hasta 6 meses antes. Concretaremos más aspectos y definiremos exactamente todo lo que necesitamos para que nuestro evento sea un éxito. En este paso se da forma al evento y se produce la búsqueda y selección de materiales, reuniones con todos los proveedores, selección de alojamientos, transportes, inscripciones e invitaciones; gestiones previas con los participantes y ponentes; información previa a los asistentes, familiares o amigos y material que les entregaremos (dosieres, folletos, regalos, etc.).
Los servicios más comunes son el catering, los aspectos técnicos de iluminación y sonido, contratación de música y espectáculos, decoración de las instalaciones, servicios de azafatas, fotógrafos, vídeo, traductores, seguridad y limpieza así como contar con una agencia de comunicación, marketing y publicidad para dar difusión a nuestro evento.
3. Celebración: ¡ha llegado el día señalado! en esta fase se desarrollan la mayor parte de las actuaciones planificadas y en la que se hacen partícipes a los asistentes del espíritu del evento. Lo más importante durante la celebración es hacer frente a los imprevistos que surjan, ajustarse al horario previsto y conseguir que todos los agentes implicados cumplan a la perfección su cometido. La templanza y la rapidez de actuación son dos buenas compañeras de viaje.
Multitud de eventos se pueden seguir online con distintos servicios de streaming, ¡súmate al mundo 2.0. y retransmite tu evento en directo!
Un buen consejo: ten siempre a mano una lista con los nombres y teléfonos de todos los proveedores y participantes.
4. Desmontaje y evaluación de los resultados:
En el último apartado se hará un balance general y se valorará el impacto producido, tanto económico, como de participación.En los eventos empresariales es necesario transmitir información a los medios de comunicación sobre el evento y controlar su difusión. Las diferentes plataformas tecnológicas nos permitirán volcar información de nuestro evento en redes sociales como http://www.facebook.com, de imágenes como http://www.flickr.com, empresariales como http://es.linkedin.com, portales de vídeo como http://www.youtube.com, http://www.vimeo.com, o en la web o blog creados.
Por último, se evaluará con cada proveedor cuál ha sido el resultado, y enviaremos a los participantes un mensaje de agradecimiento, o bien una encuesta de satisfacción con la que podremos valorar qué mejorar para próximas ocasiones.
Siguiendo estas propuestas, confiamos que tu evento será recordado y cumplirá las expectativas más exigentes.
